Statenlidnu heeft onderzoek gedaan bij alle provincies naar de Veranderende Werkwijze van Provinciale Staten. De provinciale democratie is volop in beweging en de wijze waarop Statenleden invulling geven aan hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. Per provincie komen Statenleden, griffiers, statenadviseurs en onderzoekers aan het woord om te vertellen over de veranderende wijzen, werkvormen waarmee geëxperimenteerd wordt en wat de ervaringen zijn. Statenlidnu brengt de interviewreeks en de beschrijving van veranderende werkwijzen samen in een inspiratiegids die in mei wordt gepubliceerd.
Succesvol veranderen zit hem vooral in een goede timing en draagvlak
Nettie Engels is sinds 2013 Statengriffier bij de provincie Groningen. Daarvoor was ze tien jaar griffier van de provincie Zuid-Holland. Ook werkte ze als persoonlijk medewerker van een Tweede Kamerlid én was ze zes jaar actief in de lokale politiek. In 2017 oriënteerde ze zich samen met een werkgroep van Statenleden op een andere vergaderwijze. In december van dat jaar hebben de staten ingestemd met de implementatie van een nieuwe vergaderwijze. De belangrijkste uitgangspunten van deze vergaderwijze zijn: het versterken van de informatiepositie van de Staten en het bevorderen van de effectiviteit van de vergaderingen.
Nettie Engels vertelt over het verandertraject en geeft vijf tips voor een succesvolle invoering.
Statenleden in positie stellen
“Wat duren die vergaderingen lang. We zien steeds dezelfde insprekers. We willen eerder in het beleidsproces betrokken worden. We willen informatie van buiten ophalen en meer tijd om mensen te spreken.”
Nettie: “Een greep uit de geluiden die we steeds meer van Statenleden hoorden. De Statenfracties waren toe aan een ander vergadermodel. In de vorige vergadercyclus waren er weinig manieren waarop Statenleden in positie werden gebracht. De nadruk lag vooral op informatievoorziening en het controleren op uitvoeringsniveau. Statenleden werden in mijn ogen onvoldoende meegenomen in het proces om te komen tot nieuw beleid. We stelden een werkgroep samen en ontwikkelden samen een handreiking. In goed overleg kwamen we tot de volgende vergadercyclus:
De stateninformatiedag is de 1e woensdag van de vergadercyclus
De stateninformatiedag staat in het teken van informatie-uitwisseling en verkenning van het vraagstuk. Statenleden kunnen een toelichting krijgen van ambtenaren en van het college over onderwerpen die op de agenda staan van de aankomende commissies. Deze dag biedt ruimte voor vroegtijdige informatievergaring.
Onderdeel van de stateninformatiedag is Praten met de Staten. In dit uurtje kunnen Statenleden, ambtenaren en inwoners van de provincie Groningen op een informele manier met elkaar in gesprek gaan in een marktachtige setting. Hiervoor is iedereen welkom. Je hoeft je niet aan te melden. Het is niet alleen laagdrempelig, maar het kan ook betekenen dat we met meer mensen in gesprek gaan Het biedt inwoners die anders zouden inspreken de gelegenheid om in een vroegtijdig stadium al met Statenleden in gesprek te gaan, niet pas als een onderwerp op de commissieagenda staat en standpunten wellicht al zijn ingenomen. Praten met de Staten gebeurt dus voordat de fracties hun mind hebben opgemaakt.
De vrije woensdag is de 2e woensdag van de vergadercyclus
Dit is de fractiedag. Op deze woensdag hebben Statenleden geen vergaderverplichtingen. Er is extra ruimte om nog eens een verdiepend gesprek te hebben, om ergens over door te praten, zaken uit te zoeken. De middag reserveren we voor eventuele collectieve werkbezoeken. Dit doen we alleen als we hier duidelijk een toegevoegde waarde zien en dit koppelen we dan bij voorkeur aan Praten met de Staten op locatie.
De commissiedagen vinden plaats op de 3e en 4e woensdag van de vergadercyclus
Daarna ronden we het af met de Statenvergadering op de 5e woensdag.
De invoering van de nieuwe vergadercyclus ging goed. Ik heb vijf tips voor andere provincies om de verandering te laten slagen:
- Timing is everything
Start met de invoering van de nieuwe vergadercyclus in het tweede jaar van de bestuursperiode. Dan zijn alle Statenleden gewend aan een hele vergadercyclus en gaan ze nadenken over verbeterpunten. Uiterlijk in het derde jaar moet je het hebben ingevoerd, want in het vierde jaar zijn fracties zich vaak al aan het voorbereiden op de volgende verkiezingen. Houd de nieuwe werkwijze minimaal een jaar vol voordat je gaat evalueren en bijsturen. Dit jaar is nodig om voldoende ervaring op te doen en Statenleden te laten wennen aan een nieuwe werkwijze. De invoering van een nieuwe vergaderwijze vergt naast een nieuwe vergaderstructuur ook een nieuwe vergadercultuur. Dat heeft tijd nodig.
- Mix van personen en partijen
Wat hielp is dat we een gevarieerde samenstelling hadden in de werkgroep. Dit zorgt voor eigenaarschap en draagvlak. Het project was echt van de werkgroep en niet van de griffier die iets nieuws wilde.
Elkaar iets gunnen
De bereidheid om elkaar iets te gunnen moet er zijn. Het is een onderhandelingsproces, waarbij niet iedereen in alles zijn zin kan krijgen maar zich wel moet kunnen herkennen in het eindresultaat.
- Zorg voor een goede start
De eerste stateninformatiedag agendeerden we twee heel aansprekende onderwerpen. We nodigden daarvoor interessante mensen en organisaties uit. De zaal was vol. Dat helpt enorm. En de ambtenaren hebben we vooraf goed ingepraat over hun rol op die dag. De Statenleden die eerst nog aarzelend waren over Praten met de Staten, waren na afloop heel erg enthousiast. Dat was een goede start!
- Herkenbaarheid en een eigen huisstijl
Goede in- en externe communicatie is essentieel om de invoering van een nieuwe vergaderwijze een vliegende start te geven en tot een succes te maken. Ook herkenbaarheid is van belang. Naast een korte, intensieve communicatiecampagne ontwikkelden we daarom ook een eigen huisstijl. Deze huisstijl is doorgevoerd tot in de zaal waar Praten met de Staten plaatsvindt. Die finishing touch is een belangrijk onderdeel van het succes.”
